우리는 다년간 온라인 세상을 살아오면서 다양한 흔적을 남겼다. 모두가 제각각 다른 방식으로 온라인을 누볐겠지만, 그래도 처음 이 세상을 접하면서 가장 먼저 했던 일을 꼽으라면 많은 사람들이 '이메일 만들기'를 떠올릴 것이다. 문제는 이렇게 만든 이메일이 너무 많아 관리가 어렵다는 것. 사이트마다 만든 이메일에 학교, 회사 메일까지 더하면 로그인만 수 번이다. 게다가 요즘은 개인정보보호법에 따라 비밀번호 변경까지 수시로 하다 보니 더 괴롭다. 곳곳에 포진된 내 이메일 계정, 한 번에 관리할 수 있는 방법 없을까?

나의 '주계정' 정하기

여기저기 흩어져 있는 이메일들을 한 번에 관리하기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 내 '주계정'을 결정하는 것이다. 주기적으로 확인하는 이메일이나 회원가입을 할 때 혹은 인터넷에서 뭔가를 주문할 때 습관적으로 입력하는 이메일도 좋다. 보통은 네이버나 다음처럼 국내 포털사이트나 구글의 Gmail을 메인 계정으로 사용하는 경우가 많을 것 같다.

▲내 주계정 선택하기

물론 위에서 언급한 이메일들만 주계정으로 할 필요는 없다. 다만 주계정으로 사용할 수 없는 경우가 간혹 있다는 점을 인지할 필요가 있다. '자주 쓰는 메일을 주계정으로 하면 되는 거 아니야?' 싶을 수 있지만, 주계정이 되려면 최소한 메일 설정에서 '외부메일 가져오기' 기능을 지원해야 하기 때문이다. 메일 사업자에 따라 추가 가능한 외부메일의 개수에 제한을 두는 경우도 있으니 참고하자(네이버의 경우 최대 10개까지 추가할 수 있고, 다음의 경우 자사 계정 포함 최대 20개까지 추가 가능하다).

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▲​주계정 설정에서 '외부메일 가져오기' 설정을 지원하는지부터 체크해보자

외부메일 가져오기

▲​국내에서는 네이버 메일이 압도적인 점유율을 보인다

그렇다면 외부메일 가져오기는 정확히 어떻게 하면 되는 걸까? 지난 2018년 앱스토리가 진행했던 '주로 사용하는 이메일 서비스는?'에 대한 설문조사 결과를 바탕으로 '네이버 메일'을 기준으로 설명하고자 한다. 즉, 주계정을 네이버 메일로 할 때를 의미한다.

▲​네이버 메일에서 외​부메일 가져오는 방법

네이버 메일의 메인 화면에 들어서면 왼쪽에 편지함이 폴더별로 분류돼있다. 아래 사진은 별다른 편지함을 추가하거나 삭제하지 않았을 때의 기본값이며, 평소 편지함을 보기 좋게 관리해왔다면 조금 다른 모습이겠다. 어쨌든 이 편지함 영역의 가장 하단부를 보면 '외부메일 가져오기' 설정이 있다. 이를 선택해 주면 바로 외부메일 가져오기 설정 화면에 진입할 수 있다. 참고로 외부메일 가져오기 설정 화면은 메일 '환경 설정'에서도 선택할 수 있다. 앞서 설명한 방법은 가장 빠른 접근법일 뿐이다.

▲​네이버 메일 메인 화면에서 편지함 하단에 외부메일 가져오기 설정이 있다

외부메일 가져오기 설정 화면에서는 추가할 외부메일의 종류, 계정 정보, 저장할 메일함 등을 지정할 수 있다. 우선 기본적으로 추가할 수 있는 외부메일은 다음, 네이트, 구글, 핫메일 및 아웃룩, 야후 등의 계정이 있으며, 네이버에 또 다른 계정이 있으면 마찬가지로 추가할 수 있다. 그럼 여기에 없는 이메일은 추가할 수 없는 걸까? 그렇지 않다. 설정 상단에 있는 '직접 입력'을 선택하면 된다.

▲​외부메일 가져오기 설정 화면

▲​항목에 없는 이메일은 직접 입력해서 가져올 수 있다

이제 직접 외부메일 가져오기를 실행해보자. 가져올 메일 계정은 구글 지메일로 선정했으며, 이 경우 빠른 선택에서 바로 추가할 수 있다. 우선 외부메일을 Google로 선택하고, 이메일에 자신의 구글 지메일 계정을 입력한다. 비밀번호는 지메일 계정 로그인 비밀번호를 입력하면 된다. 저장할 메일함의 경우 네이버 메일 내 편지함을 지정하는 설정으로, 원하는 방식을 선택하면 되겠다. 마지막으로 외부메일을 연동할 경우 입력한 메일 계정의 정보가 보관된다는 안내와 함께 이용 동의를 요구한다. 여기까지 선택하고 나면 끝이다.

▲​외부메일 연동 시 필요한 정보들

▲​내 메일함에 '지메일' 편지함이 생긴 것을 확인할 수 있다

자주 발생하는 오류는?

위와 같이 외부메일을 온전히 잘 가져왔다면 다행이지만, 안타깝게도 그렇지 않은 경우도 많다. 가장 흔한 경우는 계정 정보가 정확하지 않을 때 발생한다. 이메일 주소를 모두 입력해야 하는데 아이디만 입력했을 경우, 비밀번호 오류가 있는 경우가 대표적이다.

▲​이런 오류 메시지가 뜨는 경우, 계정 정보를 잘못 입력하진 않았는지 확인해볼 필요가 있다

그런데 계정 정보를 올바르게 입력했는데도 이렇게 외부메일 가져오기가 아예 안 되는 경우가 있다. 이는 가져올 메일 계정에 보안 단계가 높게 설정돼있을 때 주로 발생한다. 요즘에는 2단계 인증과 같이 계정을 이중 보호하는 경우가 많은데, 외부메일 가져오기를 실행할 때는 잠시 사용을 중지해두면 문제를 해결할 수 있다.

▲​가져올 계정 설정에서 2단계 인증이 사용 중인지 체크해볼 필요가 있다

2단계 인증과 같은 보안 조치를 해제했는데도 외부메일 가져오기가 안 된다면, 가져올 메일 계정 설정을 들여다보는 것이 좋다. 기본적으로 모든 메일 계정은 외부에서 쉽게 접근할 수 없도록 나름의 잠금장치를 해두고 있는데, 이것이 바로 'POP(POP3, 메일 클라이언트가 메일을 사용자 자신의 PC로 다운로드할 수 있도록 해주는 프로토콜(시사상식사전))'다. 지속적으로 외부메일 가져오기 오류가 발생한다면, 계정 설정에서 상태가 'POP 사용 안함'인지만 파악하면 된다. 이 설정을 'POP 사용하기'로 바꿔주면 문제를 바로 해결할 수 있을 것이다.

▲​POP 사용으로 설정을 변경해 주면 된다

이 외에도 외부메일 가져오기 시스템이 해킹 등에 악용될 소지가 많아 사이트 자체적으로 제한을 걸어둔 경우가 있다. 네이버의 경우 추가할 수 있는 외부메일의 개수를 10개로 제한하고 있는데, 만약 외부메일 가져오기 시도가 10회 이상 반복되면 더 이상 외부메일을 추가할 수 없다고 안내하고 있다. 이 제한은 보통 하루 정도의 시간이 지나면 해제되니 크게 걱정하지 않아도 된다.

김지연 기자 press@appstory.co.kr